Communicatiemanager zijn van OntwerpComArt zit in mijn genen. De afgelopen acht weken heb mijn rol als communiceerder / communicatiemanager uit mogen oefenen in de groep OntwerpComArt in Doesburg, tijdens mijn semester CAVI, wat staat voor Create Audio and Visuals for Internet. Hierbij laat ik zien dat ik de indicatoren die bij de rol communicatiemanager horen, beheers op niveau twee en zal ik doorverwijzen naar (en citeren uit) eventuele bewijslast die bij de indicator hoort. Dit doe ik op de TVR manier, wat staat voor toelichting, verantwoording en reflectie. Ik begin elk kopje met de naam van de indicator, gevolgd door wat de indicator eigenlijk inhoudt. Vervolgens ga ik aantonen waarom ik competent ben volgens de indicator en volgt er daarna een reflectie op mijn eigen gedrag.

Heeft kennis van communicatietheorie en kan aantoonbaar dit toepassen in mondelinge en schriftelijke communicatie in de groep OntwerpComArt. Kijkt kritisch naar de effectiviteit van het eigen communicatieve handelen en benoemt meetbare sterke en verbeterpunten. In de tweede week van het project ben ik begonnen aan een communicatieplan voor de livestream. Aangezien we met vier mensen waren die de competentie communiceren moesten bewijzen, hebben we afgesproken om het communicatieplan te verdelen over ons vieren. Omdat er in de eerste week weinig was gebeurd met het communicatieplan, nam ik het voortouw door erover te beginnen dat we het communicatieplan in stukken moesten gaan verdelen. We zijn hierna met zijn vieren bij elkaar gaan zitten en hebben afgesproken wie welke kopjes zou krijgen van het communicatie plan. Dit is verwerkt in een document, zodat het direct vast zou staan. Ik kreeg de kopjes doelgroepen, activiteiten en pr-uitingen.

Dezelfde week hebben we nog aan deze onderwerpen voor het communicatieplan gewerkt en het werd meteen duidelijk dat er over bepaalde dingen nog niet goed na was gedacht door de concept-owner. Tijdens het behandelen van mijn onderwerpen heb ik veel vragen gesteld aan de rest van de communicatie managers, aangezien ik vond dat we zo veel mogelijk moesten overleggen. Echter wisten hun ook niet altijd alles, waardoor ik me af begon te vragen wie van de mensen in onze groep het dan wel wist.

Ik kwam er hierdoor achter dat er ook dingen in het communicatieplan moesten komen, waar niemand nog over na had gedacht. Daarom ben ik met de concept-owner in overleg gegaan wat hij nu van de doelgroep en andere onderwerpen vond. We kwamen later dan ook tot de conclusie dat de doelgroep een onderwerp voor de hele projectgroep was. In samenwerking met de hele groep hebben we vervolgens besluiten genomen over de leeftijd van de doelgroep, activiteiten die uitgevoerd zouden worden en of we een website op zouden zetten of niet.

Als ik terugkijk op de eerste en tweede week verliep het contact tussen de communicatie managers vrij moeilijk, waardoor ik het gevoel kreeg dat het communicatieplan een ramp zou worden. Ik kijk met een positief gevoel terug op mijn handelen in het voortouw nemen in de verdeling van het communicatieplan, aangezien dit een positief effect heeft gehad op de vooruitgang ervan.

Ook heb ik een groot leerpunt meegemaakt. Er was namelijk door Harry (per ongeluk) een verandering gekomen in de verdeling van de onderwerpen van het communicatieplan, waardoor een deel van mijn werk over het onderwerp grote blote borsten al gedaan was door Harry. Omdat er verder geen onderwerpen meer te behandelen waren, kon ik geen andere onderwerpen meer op me nemen. In principe was dit wel fijn, want er was een deel voor me gedaan. Maar aan de andere kant voelde het niet goed, omdat ik iemand ben die graag zijn eigen zaken afrond.

Ook vond ik dat de plotselinge herverdeling / fout niet ervoor moest zorgen dat ik minder kon doen dan een ander. Echter koos ik ervoor om hier stil over te blijven, aangezien ik niet ondankbaar over wou komen. Achteraf gezien had ik beter op het moment zelf kunnen zeggen wat ik voelde, zodat ze konden ervaren dat ik graag meer wou doen aan het communicatieplan dan alleen het onderwerp doelgroepen. Ik verwacht niet dat ik hier in de toekomst nog over zal beginnen, aangezien het dan voelt als ‘oude koeien uit de sloot halen’. Wel weet ik dat ik hier weer wat van geleerd heb en dat ik een slecht gevoel zelf had kunnen voorkomen door erover te praten, in plaats van het stil te zwijgen.

Dit was mijn bureau, waaraan ik enkele weken werkte.


Gelukkig was er achteraf toch nog onduidelijkheid geweest over de kopjes die ik in eerste instantie had toegewezen gekregen, waardoor ik alsnog meer kon doen dat ik in eerste instantie had verwacht. Ik mocht namelijk alsnog dezelfde kopjes gaan maken en dit zorgde er ook voor dat mijn bijdrage aan het communicatieplan groter werd. Toen ik merkte dat mijn bijdrage aan het communicatieplan groter werd, voelde ik me meteen een stuk rustiger en op mijn gemak.

Kan het belang van doel- en doelgroep gerichtheid uitleggen en kan dit aantoonbaar toepassen in gesprekken / of presentatietechnieken. Heeft kennis van communicatiemiddelen en gesprekstechnieken voor verschillende doelgroepen en kan dit aantoonbaar aanpassen in voorbereidingen op doel, doelgroep en onderwerp van communicatie-uitingen. Kijkt kritisch naar de effectiviteit van het eigen communicatieve handelen en benoemt meetbare sterke en verbeterpunten.

Voor deze opdracht heb ik een gesprek tussen Wilson en mij genomen in de groep OntwerpComArt. Aangezien Wilson nogal gesteld was op zijn privacy, voelde hij zich niet fijn bij een video of audio opname wat betreft school. Daarom heb ik Jan  het gesprek laten observeren en later om serieuze feedback gevraagd.

Het gesprek ging over de voortgang van het storyboard, waar Wilson en ik beide verantwoordelijk voor waren. Wilson zou het low-end storyboard maken, waarna ik er een high-end storyboard van zou gaan maken. Aangezien het naar mijn idee onduidelijk was wat er nu precies ging gebeuren met het storyboard en het nog echt in de kinderschoenen stond, wou ik hier graag een gesprek over aangaan met Wilson. Het liefste op locatie in Doesburg.

Ook was het van belang dat we op één lijn kwamen te liggen, omdat je low- en high-storyboard uiteraard wel overeen moeten komen. Dit leek me genoeg reden om er eens over te praten en hiervoor heb ik een dropmodel gemaakt.
Het gesprek betrof alleen de mensen die bij onze motion graphic zaten, dus de rest van de projectgenoten hoefden er niet bij te zijn. Vervolgens hebben we het gesprek gehouden in het projectlokaal en heeft Jan het gesprek voor mij geobserveerd.

Hier kwam uit dat ik in de toekomst nog moest gaan werken aan het structureren van het gesprek, maar dat er over het actief luisteren en stimuleren weinig aan te merken was. Ook kwam de tijd die gepland was voor het gesprek overeen met de tijd dat het daadwerkelijk duurde.

Tijdens het gesprek heeft Jan voor mij het observatieformulier ingevuld, waardoor ik later kritisch naar mezelf kon kijken en mijn eigen gedrag uit- of aangevinkt zag op papier. Dit gaf me een helder beeld van wat er beter en slechter ging tijdens het gesprek. Het kwam naar voren dat ik de draad gauw verloor tijdens het gesprek door de humor die plaats vond tussen mij en Wilson in het gesprek. Ik ging meestal op de grappen van Wilson in, waardoor ik niet meer aan het oorspronkelijke doel van het gesprek dacht.

Later pakte ik het wel weer op, maar het informele gedeelte in het gesprek duurde achteraf gezien te lang. Dit is zeker een punt wat ik mee ga nemen naar het volgende gesprek, aangezien het belangrijk is om de focus op het oorspronkelijke doel in het gesprek te houden. Ook heb ik Jan persoonlijk om feedback gevraagd en hij vertelde me dat het actief luisteren uitstekend ging, maar dat het structuren nog wel wat aandacht verdiende. Ook maakte hij grapjes over de online zichtbaarheid van kleine tietjes op het web, wat hij op zijn plats ook wel kliene tietjes noemde.

Achteraf gezien heb ik ook iets geleerd van het effect van andere mensen om je heen tijdens een serieus gesprek. Zoals ik in het dropmodel aan gaf vond ik het in eerste instantie niet nodig om voor het gesprek in een aparte ruimte te houden, aangezien we normaal gesproken ook met onze motion graphic groep in dezelfde ruimte aan het werk waren.

Echter zorgde dit wel vaak voor onrust in het gesprek, omdat er te veel geluiden en andere mensen om ons heen waren. Ik heb hiervan dus geleerd dat je zelfs gesprekken van een kwartier toch beter in een aparte ruimte kan houden, omdat je dan elkaars volle aandacht hebt. En tijdens een formeel gesprek is de volle aandacht toch echt wel belangrijk.

Kan het belang van doel- en doelgroep gerichtheid uitleggen en kan dit aantoonbaar toepassen in gesprekken / of presentatietechnieken. Heeft kennis van communicatiemiddelen en gesprekstechnieken voor verschillende doelgroepen en kan dit aantoonbaar aanpassen in voorbereidingen op doel, doelgroep en onderwerp van communicatie-uitingen. Kijkt kritisch naar de effectiviteit van het eigen communicatieve handelen en benoemt meetbare sterke en verbeterpunten.

Voor deze opdracht heb ik een gesprek / vergadering van Carleen en mij opgenomen. Aangezien wij tijdens het project beide de rol script en scenariobeheer hadden, hadden we voor dit gesprek al veel samengewerkt aan zowel het script als scenario. Echter hadden we aan het draaiboek naar mijn gevoel nog niet voldoende gedaan en liepen we het gevaar om achterstand op te lopen in de laatste paar weken.
Het draaiboek was nog niet af en er was nog onduidelijkheid over wat er precies allemaal in moet komen. Ook was er nog onduidelijkheid over wat er van al die producten die in het draaiboek moesten komen nu al daadwerkelijk af was. Om deze redenen wou ik graag een lijst samenstellen met alle dingen die in het draaiboek moesten komen, zodat we aan de hand van de lijst een rondje konden maken door de projectgroep om alle materialen binnen te halen en er zo vaart achter te zetten. Dit gesprek heb ik voorbereid in een dropmodel.

Ik had dit keer geen extra persoon nodig om het gesprek te observeren, aangezien ik een audio opname mocht maken van Carleen. Deze audio opname heb ik achteraf opnieuw beluisterd en aan de hand daarvan een observatielijst ingevuld.

Bij het invullen van de observatielijst kwam ik tot de conclusie dat het structureren van het gesprek een stuk beter ging dan de vorige keer, aangezien ik nu flink wat hokjes daarvan kon afvinken en dat de vorige keer door Jan niet echt gebeurd was onder het kopje structureren. Het actief luisteren en stimuleren was in vergelijking met het vorige gesprek ongeveer hetzelfde gebleven.

Als ik terugkijk op het gesprek dat ik met Carleen gehouden heb, had het gesprek niet zo kort hoeven zijn. Naar mijn idee hebben we vooral de hoofdpunten besproken en het daarbij gelaten. Echter hebben we wel na het gesprek meteen actie ondernomen en een lijst gemaakt, waardoor ik meteen het succes van het dropmodel merkte. Dit gaf me een goed gevoel en zorgde er ook voor dat ik meer vertrouwen kreeg in modellen en spreekschema’s.

Eerder zou ik met een vrij negatieve blik naar spreekschema’s en modellen voor OntwerpComArt hebben gekeken, omdat ik altijd vond dat je gewoon uit jezelf zou moeten kunnen praten, maar dit is nu gelukkig veranderd door het positieve effect wat ik er door heb ervaren. Het tweede gesprek ging naar mijn gevoel stukken beter dan het eerste, aangezien er meer structuur in zat. Ik merkte ook dat ik me er niet voor hoefde te schamen dat ik het gesprek eigenlijk al vooruit gepland had, alhoewel dit wel mijn verwachting was. Ook kon ik de stiltes om na te denken goed plaatsen en daarbij soms ook vertellen wat ik dacht, zodat Carleen op de stilte momenten wist waar hij aan toe was.

Ik vind dan ook dat de feedback van het eerste gesprek een positieve werking heeft gehad op het tweede gesprek. Bij het tweede gesprek voelde ik ook meer controle over wat ik wou vertellen en kon het alsnog semi-formeel blijven door de gemoedelijke sfeer.

Het klinkt misschien heel casual, maar als ik het gesprek opnieuw zou mogen doen zou ik het dropmodel absoluut weer opnieuw gebruiken. Want ook dit model heeft ervoor gezorgd dat ik beter kon onthouden waar het gesprek nu eigenlijk over ging.

Vaak is het naar mijn idee zo dat je tijdens een formeel gesprek snel afdwaalt van het oorspronkelijke onderwerp en dan uren lang door kan gaan over andere bijzaken. Het dropmodel zorgt er in mijn ogen voor dat je de focus kan blijven houden op het moment dat dat nodig is, omdat je eigenlijk al precies weet waarover je het wilt hebben en hoe je dit gaat aanpakken.

Ik heb om het samen te vatten hieruit geleerd dat het dropmodel een uitstekend middel is om je doel te bereiken in een formeel / informeel gesprek en dat je de feedback van mensen niet onder de tafel moet schuiven. De feedback van Jan hielp me namelijk ontzettend. Hierdoor ben ik ook tot de conclusie gekomen dat feedback in bijna alle gevallen belangrijk is, aangezien andere mensen je gedrag vaak beter kunnen analyseren dan jij zelf.

Kan het belang van doel- en doelgroep gerichtheid uitleggen en kan dit aantoonbaar toepassen in gesprekken / of presentatietechnieken. Heeft kennis van communicatiemiddelen en gesprekstechnieken voor verschillende doelgroepen en kan dit aantoonbaar aanpassen in voorbereidingen op doel, doelgroep en onderwerp van communicatie-uitingen. Kijkt kritisch naar de effectiviteit van het eigen communicatieve handelen en benoemt meetbare sterke en verbeterpunten.

Voor deze opdracht heb ik de presentatie gekozen die ik samen met Carleen gehouden heb om groen licht te krijgen voor ons project. Tijdens deze presentatie hebben Carleen en ik laten zien hoe ver de motion graphics waren en hoe het met het de livestream zelf ervoor stond. Deze presentatie werd gehouden voor de projectgroep met de nieuwe directeur van de ICA afdeling.

Aangezien het voor de presentatie belangrijk was dat we zoveel mogelijk beeldmateriaal konden laten zien, moesten we van alle groepsleden materiaal ontvangen van de motion graphics en de livestream. Er was echter zodanige vertraging opgelopen in de groep, dat er ontzettend veel materiaal wat al af had moeten zijn de dag voor de presentatie nog steeds niet klaar was. Om grote problemen tijdens de presentatie voor te zijn had ik in de vergadering van woensdag aangegeven dat we alle materialen diezelfde dag om 16:00 uur nog moesten ontvangen, zodat we nog in onze eigen tijd de presentatie af konden maken.

Dit gaf de groep nog een hele dag om alle materialen af te maken. Later die dag rond werd duidelijk dat er heel veel materiaal nog steeds niet klaar was en kwamen er groepen om uitstel vragen. Aangezien we geen rood licht wouden ontvangen voor het project konden we niet anders dan het uitstel accepteren en de volgende dag verder gaan.

De dag van de presentatie zelf hebben we de presentatie nog eens doorgenomen en de meeste materialen mogen ontvangen, waaronder een website die ging over dikketieten. Er mistte tien minuten voor de presentatie nog steeds essentiële informatie over het decorplan en de livestream, maar we zijn toch gaan presenteren met de middelen die we wel hadden. Wel hadden we voor de presentatie een dropmodel kunnen maken, met daarin de grote leidraad van de presentatie.

Voor de presentatie hadden Carleen en ik iemand gevraagd om ons op te nemen, zodat dit als bewijslast kon dienen voor het portfolio. Echter is er tijdens de presentatie iets mis gegaan waardoor de opname is mislukt. Hij was wel zo vriendelijk om ons beide persoonlijke feedback te geven, nadat de presentatie voorbij was. Ook stelde hij ons gerust over de bewijslast, door te vertellen dat de manager de presentatie zelf gezien had en daarom niet overtuigd hoefde te worden dat we gepresenteerd hadden.

Na de presentatie kregen we ook beide feedback van alle. De feedback ging over het uiterlijk van de presentatie en hij vond dat het ‘design’ van de presentatie slecht was. Wel vond hij de presentatie inhoudelijk goed en vond hij het dapper dat we er durfde te staan ook al hadden we niet alle middelen gehad voor de presentatie.

Gerjan gaf me een compliment over hoe rustig en kalm ik bleef tijdens de presentatie. Dit had deels te maken met Carleen die zelf heel zenuwachtig en druk was, waardoor er een contrast tussen ons was ontstaan tijdens de presentatie. Alle vier de leraren waren het er over eens dat er nog veel moest gebeuren aan het project, maar we kregen wel groen licht om door te gaan.

Als ik terug kijk naar de presentatie, voelt het alsof ik samen met Carleen de hele klas heb gered van de ondergang op dat moment. De mentaliteit in de groep was naar mijn idee onvoldoende en zorgde ervoor dat alle producten continu te laat ingeleverd werden. Daarnaast was het onderwerp grote blote borsten best ongemakkelijk voor zowel Carleen als voor mij. Dit zorgde ervoor dat ik mijn gevoelens ging opkroppen en als gevolg daarvan heb ik tien minuten voor de presentatie een woedeaanval gehad.

Omdat Hendrik eraan kwam lopen met een USB-stick en me vertelde dat er nog wat in de presentatie moest. Ik voelde me op dat moment zo boos over het feit dat hij zijn spullen zo ontzettend laat had aangeleverd en ook nog durfde te eisen dat ik de presentatie tien minuten voor tijd moest veranderen. Ik negeerde Hendrik op dat moment volledig om ervoor te zorgen dat ik geen domme dingen zou gaan doen.

Later ben ik hier in gesprek met Hendrik en Ton over gegaan, door mijn gevoelens op tafel te leggen. Ik ben ontzettend blij dat ik toch achteraf hierover gepraat heb met Hendrik en Jeffrey, aangezien de uitbarsting die ik ervoor had gehad het gevolg was van het opkroppen van mijn gevoelens. Het gevoel van opluchting en de druk die van mijn schouders ging toen ik het uit had gepraat met Hendrik kon wel eens het grootste leermoment zijn geweest van het hele project.

Krop je gevoelens niet op, maar communiceer erover. Als ik dit al eerder had gedaan had ik geen woedeaanval hoeven te hebben en hadden misschien meer mensen hun spullen op tijd ingeleverd, omdat ze hadden gezien dat ik er erg mee zat.

Kijkt kritisch naar de effectiviteit van het eigen communicatieve handelen en benoemt meetbare sterke en verbeterpunten. Als kritische situatie gebruik ik het gesprek dat ik samen met Hendrik en Martin heb gehad tijdens de procesmeeting op de donderdag na de presentatie. Ik had 10 minuten voor de presentatie een woede aanval gehad, omdat Hendrik er op dat moment aan kwam lopen met een USB-stick en eiste dat er iets daarvan nog in de presentatie moest komen.

Voorbeeld van een woedeaanval


Ik was zo boos geworden over het feit dat hij zijn spullen te laat had aangeleverd, dat ik een woedeaanval kreeg en hem daarna genegeerd heb om geen domme dingen te zeggen / doen in die boze bui. Na de presentatie zat ik hier nog helemaal vol van en wou ik graag mijn hierover gevoelens uiten.

Situatie: De situatie bestond uit een procesmeeting waarbij iedereen wat kon zeggen over het verloop van het project en het gedrag van elkaar. Martin begeleide deze procesmeeting. Omdat ik mijn gevoelens al een tijd lang had opgekropt had ik de dag ervoor een woedeaanval gehad op school, maar heb ik alles stil gezwegen omdat ik bang was dat ik iets doms zou kunnen doen in mijn boze bui. Ik wou graag mijn gevoelens hierover uiten, maar het verliep in het begin minder soepel dan ik dacht. Tijdens de rondvraag van de procesmeeting had ik al mijn moed bij elkaar geraapt en ben ik over mijn gevoelens begonnen.

Taak: Mijn taak tijdens de procesmeeting was om net zoals alle andere projectgenoten je gevoelens te uiten over het verloop van het project. Ook was het de bedoeling dat je bepaalde knelpunten kon bespreken tijdens deze meetings en zo ook ruzies en andere onaangename situaties kon voorkomen.

Aanpak: Mijn aanpak bestond uit het maken van een klein word bestandje waarin ik een klein verhaaltje had getypt met daarin mijn gevoelens. Later heb ik deze zinnen omgezet in steekwoorden, zodat ik maar een paar woorden hoefde te onthouden om mijn gevoelens te uiten. Tijdens de procesmeeting wou ik het onderwerp naar voren halen, maar het duurde even voordat ik alle moed bij elkaar had geraapt om erover te beginnen. Daarom ben ik er pas in de rondvraag over begonnen, maar heb ik wel direct gezegd dat ik het belangrijk vond om daar nog even over te praten. Vervolgens heb ik Hendrik en Ton uitgelegd dat ik ontzettend boos was geworden en me benadeeld voelde en daardoor bijna op het punt stond om uit te barsten en iemand te gaan uitschelden of zelfs slaan. Ook heb ik erbij verteld dat ik normaal vaak gevoelens opkrop en dit nu juist wou voorkomen.

Resultaat: Het resultaat was dat ik me opgelucht voelde door het delen van mijn gevoelens en dat Hendrik zelfs zijn excuses aanbood voor het te laat inleveren van zijn producten en de stress die daarbij kwam kijken. Ik merkte ook meteen dat de band tussen Hendrik en mij weer per direct hersteld was hierdoor. Ik voelde me serieus genomen en hoefde niets meer op te kroppen. Ook kreeg ik een compliment van Martin die zei dat hij het heel goed vond dat ik hierover begonnen was en mijn gevoelens op tafel legde. (Mijn dag kon niet meer stuk.)

Reflectie: Als ik terug kijk op de situatie tussen Hendrik en mij ben ik ontzettend blij dat ik tijdens de procesmeeting hierover begonnen ben. De opluchting die ik voelde nadat ik mijn gevoelens eruit gegooid had was onbetaalbaar.

Ook voelde het ontzettend goed dat Hendrik zijn excuses aanbood voor het voorval en het taalgebruik rondom blote tieten, waardoor ik me serieus genomen voelde. Het effect wat dit vervolgens weer had op het project was dat Hendrik en ik weer prima konden samenwerken. Ik keek voor het gesprek er met een donkere blik tegenaan met de vraag of ik er wel over moest beginnen. Ik had het ook kunnen laten zitten en dan ‘had iedereen het zich maar moeten bekijken’. Dat was het gevoel wat eerst ontzettend in me op kwam keer op keer tijdens de voorbereidingen van het gesprek. Gelukkig merkte ik tijdens het typen van het kleine documentje al, dat alleen het typen ervan al effect had.

Ik kon een deel van mijn gevoelens wegschrijven en later heb ik ze weg kunnen praten in het gesprek. Zoals ik al aangaf kon het wel eens het grootste leermoment van het hele project zijn geweest, dat ik niet mijn gevoelens op moet kroppen, maar ze juist moet delen. Ik sta hier nog steeds volledig achter en ben ook absoluut van plan om in toekomstige projecten mijn gevoelens te blijven delen, in plaats van ze op te kroppen.